No es nueva la idea de que vivimos en un mundo acelerado que quiere todo de forma inmediata. Las empresas también son parte de este fenómeno y habitualmente escuchamos a nuestros clientes decirnos que están a “full apagando incendios”, que no tienen tiempo, que sienten que hacen y hacen cosas, pero que al final del día no hicieron nada realmente importante…
El día tiene las mismas horas para todos, pero algunos son mucho más eficientes durante su jornada laboral, y es que nunca es verdaderamente falta de tiempo, es cómo lo administramos, dónde priorizamos y qué decisiones tomamos…
Deja darte un ejemplo doméstico para ilustrar este punto. Imagina que un sábado en la mañana tienes una larga lista de pendientes: hacer el supermercado, ordenar la casa, responder algunos correos atrasados y además llevar el auto al mecánico. Partes el día intentando avanzar en todo a la vez: haces una lista rápida de compras mientras respondes mensajes, sales apurada al supermercado sin revisar bien qué necesitas, vuelves, te das cuenta de que olvidaste la mitad de las cosas, y entre medio sigues pensando en el auto que aún no llevas. Al final del día estuviste ocupada todo el tiempo, pero con la sensación de no haber resuelto nada realmente relevante. ¿Pero qué pasaría si antes de empezar te detuvieras 10 minutos a decidir qué es lo más importante? Tal vez definirías que lo crítico es el auto, porque sin eso no puedes moverte en la semana, luego el supermercado bien planificado, y dejarías lo demás para otro momento. Probablemente harías menos cosas, pero avanzarías mucho más en lo que realmente importa.
Esto mismo nos pasa en el trabajo, en todos los niveles de la organización. Salimos corriendo como caballos de carrera a hacer cosas. La mayoría de los “incendios” que tienes que apagar son en realidad acciones importantes que no gestionaste cuando debías y por eso terminaron siendo “urgentes” de resolver.
Si te preguntas cuál es la diferencia entre “importante” y “urgente”, acá te lo aclaro:
Importante: La importancia está asociada a las consecuencias que tendremos. Algo es más o menos importante según la gravedad de lo que nos pasará si no lo hacemos. Está directamente relacionada con tu estrategia y objetivos a largo plazo, porque contribuyen a su logro.
Urgente: La urgencia está asociada al tiempo (no a la importancia de la acción a realizar). Aumenta por la fecha límite y por el tamaño de la tarea. Si dos tareas llevan el mismo tiempo hacerlas, es más urgente la que tenga fecha límite antes. Si dos tareas tienen la misma fecha límite, la más urgente es la que lleve más tiempo hacerla.
Si solo piensas en el día a día, perderás dirección y eso puede llegar a poner en riesgo tu negocio. ¿Cuál es la solución? Es bien básica y obvia: siéntate a diseñar tu estrategia, para que luego puedas ir mirando tus pendientes y priorizando semana a semana. Eso implicará tomar decisiones, renegociar plazos o condiciones pactadas, tener conversaciones difíciles, poner límites y decir que no, delegar funciones, redefinir roles y responsabilidades, entre otras acciones. Seguramente estás pensando “si tuviera tiempo lo haría”. Bueno, la única forma de salir de este loop eterno es parar, ahí tendrás que definir si hacerlo dentro de tu jornada laboral o fuera de ella. Solo puedo decirte que el resultado de hacerlo es maravilloso, no solo nos da mayor orden y claridad, a nosotros y a nuestros equipos, sino también paz mental.
¿Por qué nos cuesta tanto? Porque detrás de cada una de esas “acciones” hay una habilidad que utilizar o más bien, la falta de una habilidad. Hay un mindset, una creencia, un juicio que nos bloquea y nos dificulta hacer lo que tenemos que hacer y, entonces, le echamos la culpa al tiempo. ¿La buena noticia? Esto se puede invertir, el coaching de hecho es una tremenda herramienta para lograrlo.
Si te vas a animar a parar para planificar tu estrategia y tu agenda (anual, semestral, mensual, semanal o diaria), quiero contarte un fenómeno muy interesante para que lo tengas presente, porque puede ser tu gran aliado. Se llama “Ley de Parkinson” y lo que postula es que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su realización. Esto ocurre no porque sea necesario, sino porque psicológicamente sentimos que el tiempo disponible debe usarse por completo, eso nos genera la falsa ilusión de productividad, dando rienda suelta a la procrastinación y/o al perfeccionismo.
¿Cómo usar esta ley a tu favor?
Negocia entregables claros: no digas inmediatamente “sí”, negocia las condiciones de satisfacción y los plazos de entrega (qué, cómo, cuándo). Evita caer en la trampa de la “obviedad” o del “es que asumí que tú…”.
Bloquea cada acción en tu calendario: programarte va a ser tu gran aliado para no caer en el caos, bloquea espacios formales en tu calendario para avanzar sin interrupciones con tus temas (front y back office). Darle un espacio físico en tu agenda ayuda a darle la importancia real que tiene y a dimensionar mejor los tiempos con los que cuentas para ejecutar cada acción.
Pon plazos más cortos de lo habitual: fíjate un nuevo límite de tiempo (más ajustado) para completar ciertas tareas.
Delega con efectividad: una vez que las condiciones de satisfacción están claras, es mucho más fácil delegar y controlar que las cosas avancen en tiempo y forma. Sé que la palabra “controlar” puede generar anticuerpos en algunos, pero un buen líder no puede simplemente “soltar” todo luego de delegarlo, es su responsabilidad asegurar que ocurra el resultado final.
Si necesitas ayuda en diseñar tu planificación estratégica, en sostener sistemáticamente su implementación o en hackear esas creencias que te impiden salir del loop de lo urgente, escríbeme y tomémonos un café.
