Hay semanas, y a veces meses, en que el ritmo baja. Menos reuniones, menos urgencias y menor presión operativa.
Más que un problema de productividad, estos períodos generan una condición poco frecuente en las organizaciones: espacio real para revisar cómo se está trabajando, algo que durante los ciclos de alta demanda simplemente no ocurre.
Cuando la agenda se despeja, aparecen preguntas concretas: ¿los roles están claramente definidos?, ¿los procesos están ayudando a ejecutar mejor o están generando fricción?, ¿qué parte del trabajo se sostiene más por hábito que por efectividad?
No es que estos temas no existieran antes. Es que recién con menos urgencia se vuelven visibles y, sobre todo, abordables.
Desde una mirada estratégica, estos períodos permiten trabajar una secuencia lógica de decisiones que impactan directamente la forma en que la organización va a operar en el siguiente ciclo.
Claridad de roles y responsabilidades
Antes de optimizar o automatizar, es clave entender quién hace qué y con qué foco. No se trata de rediseñar estructuras completas, sino de alinear expectativas, responsabilidades y límites con las necesidades actuales del negocio y con las decisiones que hoy se están tomando.
La evidencia en diseño organizacional es consistente: la falta de claridad en los roles genera fricción operativa, duplicidad de esfuerzos, zonas grises en la toma de decisiones y pérdida de foco en los equipos.
Hack: discutir, analizar y actualizar los perfiles de cargo para que los roles estén claros, las responsabilidades explícitas y los límites definidos. Lo valioso no es solo el documento final, sino las conversaciones que se dan para decidir cómo se espera trabajar y avanzar con mayor foco durante el año.
Simplificación de procesos
Con roles más claros, el siguiente paso es revisar cómo fluye el trabajo. Los períodos de menor presión permiten detectar duplicidades, pasos innecesarios y procesos que cumplen su función, pero a un costo alto de tiempo y energía.
Desde la práctica de la excelencia operativa, hay un principio ampliamente validado: las organizaciones más efectivas no son las que hacen más cosas, sino las que reducen fricción interna de manera deliberada y sostenida.
Hack: mapear el proceso de principio a fin y definir explícitamente qué pasos agregan valor, cuáles son innecesarios, cuáles requieren mejoras urgentes y a quiénes estamos dejando fuera del flujo y convendría integrar.
Automatización con sentido
Solo cuando los roles y procesos están claros, la automatización se vuelve un habilitador real. De lo contrario, corre el riesgo de amplificar desorden existente y rigidizar ineficiencias.
La experiencia en proyectos de transformación muestra un patrón recurrente: muchas iniciativas tecnológicas fracasan no por la herramienta, sino porque intentan digitalizar procesos que no han sido suficientemente pensados.
Hack: evaluar cualquier iniciativa de automatización sólo después de haber definido claramente el proceso, los puntos críticos y los criterios de decisión que se buscan mejorar.
Abordar estos ajustes no es solo un ejercicio técnico. Requiere combinar mirada estratégica, conversaciones de fondo y decisiones bien acompañadas.
Ordenar roles implica conversaciones de liderazgo y expectativas. Simplificar procesos exige análisis, criterio y acuerdos transversales. Y cuando estos ajustes impactan personas clave, equipos o posiciones críticas, la forma en que se acompaña ese movimiento hace toda la diferencia.
Es en ese cruce, entre estrategia, personas y ejecución, donde estos períodos se vuelven especialmente valiosos.
Visto así, los períodos de menor intensidad no son tiempos muertos. Son momentos de ajuste fino, donde se puede mirar el detrás de escena del negocio y revisar decisiones estructurales que durante la operación cotidiana se postergan.
Lo que se decide, y cómo se acompaña, en esos espacios es lo que termina definiendo la calidad de la ejecución cuando el ritmo vuelve a subir.
Y tú, ¿planificas intencionadamente estos pit stop en tus períodos de “baja productividad”?
